دراسة: عمليات الاحتيال في المشتريات ترهق الشركات في منطقة أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا
تعاني أكثر من 37 بالمئة من الشركات في منطقة أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا عمليات احتيال في السفر والنفقات، وفقما أظهر بحث جديد أجرته شركة "ساس". وتشمل الأنواع الأخرى من الجرائم والأخطاء المالية التي تواجه الشركات من المنطقة، تزوير العقود بنسبة تفوق 25 بالمئة، والفواتير المكررة (27 بالمئة)، وعمليات الاحتيال التي يرتكبها موظفون باستخدام بطاقات ائتمان تعود لشركاتهم (22 بالمئة)، بحسب الدراسة. وعلى الرغم من أن عمليات الاحتيال تمثّل مشكلة كبيرة للشركات، فإنها تكافح جاهدة من أجل التصدي للاحتيال في المشتريات والعمليات المهنية، ولكن باستخدام أدوات تحكم يدوية وطرق برمجية قديمة وغير فعالة تعتمد على قواعد محددة للكشف عن محاولات الاحتيال.
وتحدث عمليات الاحتيال في المشتريات عندما يتصرف الموظفون والموردون بطريقة احتيالية أثناء عملية تقديم العطاءات للفوز بمشروع ما أو خلال تنفيذ عقد العمل بالمشروع. يمكن أن يتراوح ذلك بين تواطؤ الموظفين مع مورّد مفضل لمنحه ميزة تفضيلية غير عادلة أثناء عملية الشراء، وتقديم الموردين فواتير متعددة للمنتج نفسه أو لخدمة واحدة. وبينما يُعتبر الاحتيال في المشتريات جريمة خطرة في العديد من البلدان التي قد يُصدر القضاء فيها أحكاماً بالسجن على المُدانين بهذه الجريمة، غالباً ما يكون الجناة على استعداد لتحمّل المخاطر من أجل الانتقام الشخصي أو نيل المكاسب المالية.
أرقام حقيقية
لم تعد الخسائر المالية الناجمة عن عمليات الاحتيال، أو حتى عن الأخطاء التي تحدث في تعاملات المشتريات، أرقاماً افتراضية. فقد كشفت دراسة "ساس" عن أن أكثر من ربع الشركات في أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا تخسر ما بين 40 ألف و 600 ألف كل عام جراء الاحتيال والأخطاء، في حين أبلغت 18 بالمئة من الشركات عن خسائر تصل إلى 40 آلاف يورو سنوياً، فيما تراوحت خسائر نحو 12 بالمئة من الشركات ما بين 600 ألفاً و 1,650,000 درهم سنوياً. وقد كشفت 3.7 بالمئة من الشركات المشاركة في الدراسة عن تكبدها خسائر تجاوزت 1.650،000 درهم.
ووصف جلال قاوقلو رئيس حلول الأعمال لدى "ساس" الشرق الأوسط هذه الأرقام بأنها لا تعكس سوى "قمة جبل الجليد"، وأن عمليات الاحتيال في المشتريات "تشهد ارتفاعاً كبيراً ويزداد اكتشافها صعوبة"، عازياً ذلك إلى قلة الوعي والجاهزية، بالإضافة إلى كونها مصدراً لحالة قلق ينتاب الشركات. وقال: "تقلّل الشركات من عِظم التحدّي وحجمه وتأثيره نتيجة قلة وعي موظفيها وافتقارها إلى الجاهزية اللازمة للتصدي لهذه العمليات".
ويُعدّ الافتقار إلى طرق وإجراءات فعالة للكشف عن الاحتيال قضية مهمة، ففي بعض الأحيان لا تعرف الشركات مقدار المال الذي تخسره، والإجابات بنَعَم حول هذه النقطة قاربت 17 بالمئة في دراسة "ساس" البحثية. وقلّل 24 بالمئة من المستطلعة آراؤهم في الدراسة من أهمية هذه الخسائر قائلين إنها "لا تُذكر"، الأمر الذي يُشير إلى قلة الوعي بالضرر الذي يُحدثه الاحتيال في المشتريات، على الرغم من أن حوالي 48 بالمئة من الشركات تعلن أنها تُجري عمليات تدقيق داخلية منتظمة.
دلالات واعدة في المعركة مع الاحتيال
يؤكد خبراء "ساس" أهمية استثمار الشركات في أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا بآليات مُحسّنة للكشف عن الاحتيال. وتُظهر الدراسة في هذا الصدد أن عناصر التحكم اليدوي هي الشكل الأكثر شيوعاً لمراقبة عمليات المشتريات والكشف عن حالات الاحتيال المحتملة، وفقاً لأكثر من 44 بالمئة من المشاركين في الدراسة. ويقوم حوالي 30 بالمئة بالتحقّق من صحّة طلبات المشتريات يدوياً لتقليل الأخطاء أو الاحتيال، فيما يعتمد 28 بالمئة على الموظفين للإبلاغ عن أية مخالفات. وتتضمن أساليب الكشف الأخرى الأكثر شيوعاً طرقاً برمجية تعتمد على قواعد محددة للكشف عن محاولات الاحتيال (حوالي 30 بالمئة) والكشف عن الحالات الغريبة (أكثر من 28 بالمئة).
وعلى الرغم من أن هذه الأساليب غير فعالة إلى حدٍّ كبير، فقد أظهرت الدراسة دلالة واعدة، إذ قال 28 بالمئة من المشاركين فيها إنهم يستخدمون تحليلات البيانات لمراقبة وقوع أية حوادث، والتنبؤ بحالات الاحتيال المحتملة. وثمّة عوائق رئيسة تحُول دون استخدام تقنيات التحليلات المتقدمة كأداة وقاية من الاحتيال أو الأخطاء في المشتريات، تشمل تكاليف توظيف تقنيات التحليلات (بحسب 32 بالمئة من المشاركين)، ونقص المهارات (30 بالمئة) وتفضيل المعالجة اليدوية (27 بالمئة). وتمنع عقبات مماثلة الشركات من تطبيق تقنيات الذكاء الاصطناعي أو الأتمتة كأدوات وقاية من التزوير أو الأخطاء في عمليات المشتريات.
الثقة في شبكات الموردين
ويمكن أن يرتكب الجرائمَ المالية أفراد من شبكة الموردين، حتى بوجود نظام داخلي صارم لمكافحة الغش في الشركات، ولهذا فإن على الشركات التركيز خلال التعامل مع الموردين والمتعاونين. وقد أظهرت دراسة "ساس" أن 22 بالمئة فقط من الشركات تراقب شبكة الموردين كل ثلاثة أشهر، وأن نحو 23 بالمئة يقومون بذلك مرتين في العام، في حين أن ما يقرب من 19 بالمئة يراقبون الموردين ويدققون عليهم مرة واحدة في السنة. وقال 14 بالمئة من المشاركين في الدراسة إنهم يراقبون الموردين عند الحاجة ولغرض محدد.
أجريت دراسة "ساس" البحثية في 16 بلداً بأنحاء أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا. ومثّل المشاركون فيها العديد من القطاعات، بينها تقنية المعلومات، والهندسة والإنشاءات، والتصنيع، والتعليم، وتجارة الجملة، وتجارة التجزئة.