جارتنر: 10 طرق سريعة لخفض تكاليف تقنية المعلومات

تحتاج الكثير من المؤسسات اليوم للحد من نفقاتها المختلفة في ظل التحديات الاقتصادية التي قد تواجهها، وفي ظل إنفاق المؤسسات على الأنظمة والحلول التقنية بصورة كبيرة نظرا لأهميتها في تعزيز أعمالها، فهناك، وفقا لجارتنر، مجموعة من الخطوات التي تمكّن المؤسسات من الحدّ من هذه النفقات والتكاليف، وتتمثل في:

 

استهداف التأثير الفوري. يجب إيقاف أو خفض أو تعليق المصاريف التي يمكن تلمّس أثرها في غضون شهر واحد، أو ربما ستة إلى تسعة أشهر، وليس تلك التي لن يظهر أثرها قبل مضيّ سنوات عدة. أمثلة تلك الأمور تتجلى في مصاريف شهرية أو ربع سنوية وفق نظام "الدفع حسب الاستخدام"، بدلا من النظر في المصاريف السنوية.
 

التخفيض وليس التجميد. التركيز على التكاليف التي يمكن بالفعل خفضها أو الاستغناء عنها، وليس تلك التي يمكن تجميدها فقط خلال الفترة الحالية قبل أن تعود للظهور مجددا في المستقبل.
 

السيولة النقدية هي الأهم. يجب استهداف الأمور التي سيكون لها تأثير نقدي حقيقي على بيان الأرباح والخسائر، بدلا من قضايا التأثير النقدي غير المباشر مثل الاستهلاك واستنفاذ الديون. فعلى سبيل المثال، ينعكس خفض تكاليف الخدمات السحابية بتأثير نقدي فوري وملموس، لا سيما عند مقارنتها بخفض تكاليف تراخيص البرامج المحلية أو الأصول المستخدمة كالأجهزة. كذلك، فإن بيع أو إعادة تأجير هذه الأصول المملوكة من شأنه أن يعزز من توفّر السيولة النقدية. 
 

مراجعة النفقات غير المستحقة وغير المسدّدة. باستثناء ما إذا كان بالإمكان استعادة الدفعات (أو الالتزامات) أو استرداد بعض الدفعات المسبقة، فإن التأثير المباشر يقتصر على المدفوعات غير المسددة أو غير المستحقة. يجب مراجعة العقود لا سيما بنود إعادة التفاوض وشروط فسخ العقد.
تقييم نفقات رأس المال capex وتكاليف التشغيل opex. من السهل عادة خفض تكاليف التشغيل opex، لكن بالإمكان أيضا النظر في إمكانية خفض نفقات رأس المال capex. إذ تشير دراسة جارتنر لمعايير الأداء القياسي لتقنية المعلومات أن حجم الإنفاق على رأس المال يمثل قرابة 25% من متوسط ميزانية تقنية المعلومات، ولهذا يجب أخذ إجمالي الإنفاق التقني بعين الاعتبار عند النظر في إمكانية تحقيق التوفير السريع. 
 

خطط للقيام بذلك مرة واحدة. لا تنجح المؤسسات عادة في خفض إنفاقها بالقدر اللازم من المحاولة الأولى، مما يضطرها لتكرار العملية وإعادة النظر مجددا في المصاريف والنفقات. وهذا ما يتسبب عادة في حالة من عدم الاستقرار وضعف الإنتاج وتبديد الجهود. ويتجلى الأمر بوضوح أكثر عندما يتعلق الأمر بتقليص حجم فريق العمل من الموظفين، فاستمرار هذا الأمر قد يتسبب في مخاطر أكبر.
 

إعادة تقييم التكاليف غير المستغلة. من الشائع أن "التكاليف الغارقة" sun costs غير المستغلة  "ليست ذات صلة" سيما عندما يتعلق الأمر بتوفير الأموال، أي أن التخطيط للإنفاق المستقبلي لا يرتبط بأي إنفاق سابق أو "تكاليف غير مستغلة". وفي حين قد يبدو الأمر صحيحا من منظور الخفض السريع في التكاليف، فإنه يجدر مراعاة ما إذا كان حجم التوفير يفوق الفائدة المرجوّة من الاستمرار.
 

النّظر في التكاليف التقديرية وغير التقديرية. يبدو من السهل عادة خفض المصاريف "التقديرية" -غير الإلزامية- كتلك الناتجة عن إطلاق مشاريع جديدة، أو توفير إمكانيات أو تقديم خدمات إضافية. غير أنه بالإمكان أيضا خفض بعض التكاليف "غير التقديرية" واللازمة لاستمرار العمل مثل البنى التحتية لتقنية المعلومات وعملياتها، وذلك من خلال تقليص الاستخدام أو خفض مستويات الخدمة.
 

مراجعة التكاليف الثابتة والمتغيرة. التكاليف الثابتة هي تلك التي لا تتغير، بغضّ النظر عن درجة النشاط ومستويات العمل، كإيجار المكاتب ورواتب الموظفين ورسوم الاشتراكات على سبيل المثال. عليك التفكير في الاستغناء كليا عندما يتعلق الأمر بالتكاليف الثابتة. أما التكاليف المتغيرة فتعتمد على حجم العمل ودرجة النشاط، مثل كلفة الاتصالات وتشغيل المقاولين، والمواد الاستهلاكية. وعندما يتعلق الأمر بالتكاليف المتغيرة، عليك النّظر في التوفير سواء من خلال الاستغناء الكلي أو خفض النشاط لتقليل الإنفاق.
 

10.  التدقيق في الحسابات. يجب التعاون مع شركاء ماليين لتقديم تقارير تعرض تفاصيل المصاريف بصورة دقيقة، مثل حساب المصروفات، وحسابات الموازنة الرئيسية، بما في ذلك مستحقات المصاريف والدفعات المسبقة. وينبغي استخدام هذه التقارير لتحديد التخفيضات النقدية التي من شأنها أن تنعكس بتأثير فوري ملموس.

 

وبهذه المناسبة، قال كريس جانلي، كبير المحللين لدى مؤسسة جارتنر:" عند مواجهة تحديات خفض وتوفير التكاليف بصورة فورية، فإنه يتعين على مدراء تقنية المعلومات التعامل مع هذه المتطلبات وفق منهجية تحقق التوفير المطلوب دون أن ينعكس ذلك بالضرر المباشر على سير الأعمال على المدى المتوسط إلى البعيد". ويضيف:" يجب تحديد ما قد يترتب من عواقب أو مخاطر جراء تقليص هذا الإنفاق، وإطلاع كافة الأطراف المعنية، على الرغم من الحاجة الملحة لتحقيق ذلك.